Entre las principales causas de pérdidas económicas y accidentes dentro de centros de contacto, aseguradoras, empresas retail y negocios de muchos otros giros está la paralización de operaciones. Mientras más tiempo se extiendan, mayor es la consecuencia para los procesos y la compañía en sí.
Antecedentes como el sismo de magnitud 7.1 ocurrido en Ciudad de México, el 19 de septiembre de 2017, nos muestran la relevancia la implementación de un plan de recuperación ante desastres, conocido simplemente como DRP (Disaster Recovery Plan).
Para las empresas, este lamentable hecho dejó pérdidas generales de casi 37 mil millones de pesos, en parte, debido a que muchas debieron paralizarse, ante la caída de sus sistemas tecnológicos de operación y la dificultad de acceso a sus instalaciones por parte de trabajadores clave.
Ante la importancia de los DRP, en este post te mostraremos en qué consiste este plan logístico, qué tipo de servicios ofrece y para qué tipo de empresas es especialmente relevante.
¡Sigue leyendo!
¿Qué es un plan de recuperación ante desastres y cómo actúa?
Un sólido plan de recuperación ante desastres se centra en infraestructuras, que permiten el desarrollo funcional de los procesos de una empresa, aunque la misma se haya visto afectada por un determinado evento, como, por ejemplo, una huelga en un lugar de acceso a su oficina o, incluso, un sismo de alta magnitud como ocurrió en 2017.
Un DRP puede definirse como un plan logístico y preventivo, creado para que las empresas cumplan con su actividad administrativa en medio de un contexto de desastre, generalmente provocado por factores externos.
De esta forma, las compañías disponen de un plan “B” para sortear los riesgos de una paralización, protegiendo sus finanzas, la experiencia del cliente y la estabilidad en líneas generales.
Los DRP forman parte de los servicios de equipos expertos en outsourcing de procesos de negocio (BPO, por sus siglas en inglés).
Estos cuentan con instalaciones especializadas y de emergencia, que poseen los recursos operativos necesarios para que determinados procesos clave puedan seguir en marcha, como:
- Atención a clientes;
- Venta telefónica;
- Soporte técnico;
- Operación administrativa en general.
Entonces, ¿cuáles son los servicios concretos asociados a un DRP?
Una vez se presentan los desastres, el DRP cuenta con diferentes mecanismos de respuesta que contribuyen con la reactivación de las operaciones, especialmente en cuanto a procesos administrativos y disponibilidad de información crítica.
En concreto, entre sus principales servicios asociados encontramos:
Espacios operativos estratégicamente ubicados
Que tus recursos humanos no puedan acceder a tus oficinas y espacios de trabajo puede ser una gran tragedia.
Esto conlleva que se paralicen determinadas operaciones claves, a la vez que el presupuesto de nómina no estará siendo aprovechado al máximo, pues tus colaboradores dejarán de cumplir con sus funciones durante un determinado periodo.
Por suerte, existen los planes de recuperación ante desastres y su servicio de espacios operativos.
Al contratar un DRP, tu empresa tendrá acceso a una o varias de estas instalaciones, a las cuales podrán dirigirse tus trabajadores para llevar a cabo sus tareas administrativas, para que así la atención y actividad económica de tu negocio siga adelante.
Copias de servicios de nube y bases de datos
Los problemas en materia de tecnología de la información (TI) pueden impedir el correcto desarrollo de las operaciones e, incluso, generar la paralización.
Si el acceso a tus instalaciones está restringido o tu infraestructura sufrió algún daño, es posible que tengas graves contratiempos con las TI, específicamente con la disponibilidad de datos e información clave.
Ante esta situación, los planes de recuperación ante desastres también pueden ayudarte.
Estos servicios generan copias o “espejos” de las bases de datos y archivos en la nube de las empresas.
De esta forma, si tus colaboradores no pueden acceder a sus oficinas, simplemente deben dirigirse a la instalación de respaldo para tener ingreso a los sistemas de la empresa y la información de interés.
¿Para cuáles giros es especialmente relevante los planes de recuperación ante desastres?
En líneas generales, un plan para recuperación ante desastres es relevante para todo tipo de empresas.
Para ninguna organización está de más la prevención y mecanismos que garanticen la continuidad de las operaciones.
Aunque planifiquemos y analicemos el entorno constantemente, ¡los imprevistos pueden tocar la puerta!
No obstante, resulta especialmente útil para empresas que fundamenten sus operaciones en procesos administrativos y de contacto con clientes, como:
- Aseguradoras;
- Fintechs;
- Call Centers;
- Agencias inmobiliarias, etc.
¡Bien! Ya conoces qué es un plan de recuperación ante desastres, qué características o servicios tienen y para cuáles mercados son esenciales.
Para aprovechar al máximo este plan logístico, debes llevar una gestión proactiva y documentar constantemente los eventos que comprometan a tu empresa.
Además de activar los servicios del DRP ante el proveedor de BPO, debes identificar el problema y notificarlo a diferentes instancias de trabajo y partes interesadas dentro de la organización.
Luego, contempla mecanismos de evaluación de las contingencias y de documentación de la misma, para que así quede resguardada en registros históricos que luego pueden ser consultados para el estudio de operaciones, la identificación de accidentes comunes y la toma de decisiones en general.
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